Cum a adus Energiea structură în restaurant, fără să piardă spontaneitatea

Mai mult decât un restaurant

Puține locuri din București au o identitate la fel de clară ca Energiea. Descris chiar de echipă drept un „stabiliment de informare și experiment urban", locul e pub, hub cultural și spațiu de socializare pentru o comunitate care revine de peste un deceniu.

Expoziții, workshopuri, dezbateri, muzică live. Energiea a fost mereu mai mult decât mâncare și băutură. Unii dintre cei care veneau la Energiea la începuturi revin astăzi cu copiii lor, ceea ce spune multe despre gradul de loializare a clienților.

La un moment dat, creșterea constantă a venit și cu o întrebare practică: cum gestionezi mai bine fluxul de oaspeți, fără să schimbi ce face locul special?

De la walk-in only la un echilibru potrivit pentru oaspeții Energiea

Ani la rând, Energiea a funcționat exclusiv pe walk-in. Atmosfera era spontană, dinamica locului se construia natural, iar oaspeții veneau fără planuri fixe. Era parte din farmecul locului.

Oaspeții au început să întrebe tot mai des dacă pot rezerva, mai ales în weekend, când era mai greu să găsească mese libere. Echipa simțea și ea că o mai bună planificare ar ajuta și serviciul, și bucătăria. Provocarea: să aducă structură fără să strice tocmai ce făcea locul special.

Răspunsul a venit gradual: rezervări pentru o parte din mesele de la interior, walk-in pentru terasă și câteva din interior pentru clienții spontani sau neobișnuiți încă cu rezervarea mesei la Energiea.

„Având în vedere faptul că înainte funcționam exclusiv pe bază de walk-ins, ialoc ne-a ajutat să organizăm și să eficientizăm fluxul de clienți, oferindu-ne mai mult control și predictibilitate asupra activității din restaurant, motiv pentru care îl recomandăm ca un instrument esențial pentru o administrare mai clară, structurată și orientată către experiența clientului."

Nicoleta Ivan, manager Energiea

~40% walk-in, restul rezervări. Echilibrul care funcționează.

Astăzi, aproximativ 40% din mesele ocupate la Energiea sunt în continuare walk-in, mai ales terasa în sezonul cald. Restul vine prin rezervări online, așa că echipa știe la ce flux să se aștepte.

Iar cine rezervă, chiar vine. Rata de no-show de nici 1% spune ceva despre comunitatea din jurul locului.

Situația meselor văzută în timp real

Prin soluția de table management din ialoc Business, echipa vede în timp real ce mese sunt ocupate, cât timp stau oaspeții și când urmează să se elibereze. Walk-in-urile intră și ele în sistem, completând imaginea întregii săli, cât și statisticile generale care îi ajută să estimeze rulajul și timpul petrecut la masă.

Alocarea automată a meselor a eliminat un alt proces manual consumator de timp: sistemul analizează dimensiunea grupului, intervalele disponibile și configurația restaurantului și atribuie masa potrivită fără intervenție. Desigur, mesele pot fi modificate și manual dacă se dorește. Integrarea cu POS-ul face posibilă durata medie la masă, util mai ales în perioadele aglomerate.

Energiea folosește intervale cu durată limitată la masă în funcție de numărul de persoane, distribuind mai uniform rezervările în timp și evitând supraîncărcarea bucătăriei la aceeași oră.

Rezervările vin din toate direcțiile

Oaspeții rezervă de pe toate canalele. ialoc aduce trafic din surse pe care un simplu buton de rezervare pe site nu le acoperă.

Aproape 1 din 5 rezervări vin din Google, prin Maps și Google Business, fără niciun cost pentru restaurant. Clientul caută un loc în care să mănânce în zonă, vede Energiea și rezervă direct, fără să mai ajungă pe alt site.

Robotul telefonic îi ajută să preia rezervări cu ușurință și în perioadele foarte aglomerate, dar și în afara programului de funcționare, adică în momentele în care apelurile rămân nepreluate și este posibil să fie rezervări pierdute.

Plata la masă, direct cu telefonul

Energiea folosește și plata prin QR la masă. Oaspeții scanează codul și văd meniul până să ajungă un ospătar la ei. Nota este actualizată în timp real și poate fi plătită direct din telefon. Este un serviciu foarte util mai ales în perioadele aglomerate și pentru grupurile mari.

Funcția de split bill este printre cele mai apreciate. Fiecare poate plăti ce a consumat, fără să mai aștepte nota la final sau să țină ospătarul ocupat mai multe minute, până reușesc să împartă tot ce au consumat.

Datele din platforma ialoc arată că aproape 3 din 4 plăți QR includ bacșiș și că bacșișul mediu este cu +16.6% mai mare față de plata clasică cu cardul. Suma apare presetată în aplicație, așa că decizia vine mai natural. Opțiunea de 10% este de departe cea mai aleasă, în aproape jumătate din plățile cu bacșiș.

Pentru echipă asta se traduce prin mai puțin timp la POS, mai puțin timp împărțind meniuri și note de plată, deci mai mult timp pentru oaspeți și mai multă relaxare.

4.76 din 5. O comunitate care revine mereu.

Cu un scor mediu de 4.76 din 5 și 93% recenzii de 4 sau 5 stele, Energiea se află constant printre cele mai apreciate locuri din București pe platformă. Oaspeții revin pentru atmosferă, pentru oameni și pentru mâncare. Cartofii prăjiți merită un paragraf separat: apar în aproape fiecare recenzie și sunt considerați de mulți un motiv în sine să revii la Energiea.

Locul a rămas cum era. Munca din spate, nu.

Energiea nu a schimbat ce face locul special. A schimbat cum îl gestionează. Walk-in-ul a rămas, terasa a rămas, comunitatea a rămas. Ce s-a adăugat: un sistem care ține evidența, distribuie mai bine rezervările și eliberează echipa să facă ce știe mai bine.

Modelul funcționează pentru că nu a fost impus brusc. A venit treptat, a fost testat și ajustat. Asta e și lecția: digitalizarea nu trebuie să arate ca o renovare totală.

„Având în vedere faptul că înainte funcționam exclusiv pe bază de walk-ins, ialoc ne-a ajutat să organizăm și să eficientizăm fluxul de clienți, oferindu-ne mai mult control și predictibilitate asupra activității din restaurant, motiv pentru care îl recomandăm ca un instrument esențial pentru o administrare mai clară, structurată și orientată către experiența clientului."

Nicoleta Ivan, manager Energiea